Das Fazit vom Derpyfest 2018

Achtung: Viel Text aus dem Kopf verfasst. Es könnten sich einige Fehler eingeschlichen haben.

Eine lange Zeit lassen wir euch schon warten, heute kommt das lang erwartete Fazit unserer Seits. Insgesamt haben 39 Gäste die Möglichkeit genutzt und unsere Umfrage ausgefüllt. Diese soll uns und besonders mir beim erstellen des diesjährigen Fazit helfen, daher bedanke ich mich vorab bei allen Umfrageteilnehmern, eure Meinungen können nämlich nicht ungelesen bleiben.

1. Preisgestaltung

Das Derpyfest hatte dieses Jahr zu Beginn noch Ihre alten Preise beibehalten. Recht schnell merkten wir allerdings, dass es mehr finanzielle Mittel brauchen würde um unser geplantes Fest so durchzuziehen wie es geplant war. Da wir aber nicht einfach nachträglich an der Preisschraube drehen wollten, entschieden wir uns für die Durchführung einer Preisaktion. Das Berry Punch- und Luna-Ticket konnten für wenige Wochen zum alten Preis erworben werden und wurden dann 4 € teurer. Knapp die hälfte der Gäste hatte zusammen mit den Canterlot-Gästen in dieser Zeit die Aktion in Anspruch genommen und konnten so unsere Teilnehmerliste und die finanzielle Sicherheit recht schnell versorgen.

Heutzutage ist es leider immer mehr gang und gebe, dass Tickets erst kurz vor den Veranstaltungen gekauft werden. Bei vielen Meetups und Conventions sorgt dies für Engpässe und finanzielle Sorgen kurz vor den Veranstaltungen. Das Derpyfest konnte etwas entspannter an diese  These rangehen, da diese Aktion sehr gut genutzt wurde. Auch im kommenden Jahr ist daher eine solche Preisaktion zum Ticketstart geplant. Eine Anhebung der Preise ist ansonsten nicht vorgesehen. Die meisten Teilnehmer der Umfrage empfanden die Preise für absolut angemessen. Auch das Sortiment an Tickets wird nicht weiter verändert und ein Goodie-Paket wird es wieder geben. Auch die Kritik an den fehlenden Basis-Goodies im Ticket ist bei uns angekommen und wird eventuell nächstes Jahr wieder ausgebessert.

 

2. Programm

Da ging es dieses Jahr wieder heiß her. Die meisten unserer Programmpunkte wurden sehr gut von euch bewertet und kamen gut an. Die Opening- und Closing-Ceremony sticht bei den Bewertungen wieder besonders heraus, genau dass ist auch etwas was wir uns jedes Jahr wünschen, wir versuchen hier etwas besonderes stets mit dabei zu haben. Der Zeitpunkt der beiden Zeremonien wird sich in Zukunft kaum ändern, hier reagieren wir auf eure Meinungen.

Im nächsten Jahr muss auf jedenfall stark an der Nachtwanderung gearbeitet werden. Nicht nur, dass wir sie testweise sehr weit nach hinten gelegt haben, auch die Organisation muss unbedingt besser ablaufen. Verpasst sie nicht, sie wird wieder früher sein und besser durchgeplant. Die Shisha-Bar kam bei euch mit gemischten Gefühlen an, hier werden wir noch einmal in Zukunft intern drüber diskutieren müssen, wie wir mit Ihr weiterverfahren. Der spontan doch noch realisierte Cosplay-Contest wird auch in Zukunft wohl wieder Teil unserer kleiner Party-Con werden, wobei ich immer noch der Meinung bin, dass mein „Supergeil“-Cosplay hätte gewinnen müssen.

Allgemein gab es viel Verschiebungen im Programmplan wie wir es noch nie hatten. Grund dafür war auch, dass wir einen Raum weniger zur Verfügung hatten als es ursprünglich vorgesehen war. Hier wird nächstes Jahr Besserung zwingend notwendig sein und von uns daher zugesprochen. Auch fehlende Zeitplanaushänge, neben den Con-Guides, werden nächstes Jahr wieder verfügbar sein.

3. Location

Die Location dieses Jahr war mal etwas  ganz anderes, der Größe der Veranstaltung aber reichlich angemessen. Alles war gut erreichbar und im Schnitt nicht zu verwinkelt. Sie wird warm gehalten, aber uns fehlt hier tatsächlich noch etwas Platz. Und trotz der Steigerung ist auch die Problematik mit der Anzahl der Toiletten immernoch gegeben. Das Derpyfest ist nun aber leider nicht klein genug, um beide Toiletten zu Unisex zu erklären. Das wollen wir unseren weiblichen Bronys einfach nicht antun.

Die Kritik an den Duschen ist für uns leider nicht ganz verständlich. Ich meine.. wir hatten duschen. Vorgesehen war eigentlich, dass Duschgruppen gebildet werden (ich persönlich wäre dann auch nur mit Badehose reingegangen) um alle Interessierten durchzubekommen. Im Schnitt wurden die Duschen aber ganz Festival-Like nicht so gestürmt wie wir es erwartet hatten. Wir versuchen die Duschen aber natürlich beizubehalten, das sollte bei einer 3-Tage-Con einfach dabei sein.

Die Main Hall war spitze, mit der Bühne und der ganzen Technik perfekt abgerundet. Der Theken-bereich war ausreichen groß und die Cocktailbar hatte Ihren eigenen Bereich zum mischen. Der ursprünglich für das Maid Cafe geplante eigene Raum konnte leider nicht von uns gestellt werden, dass habe ich aber bereits für das Folgejahr versprochen.

Wir hatten ansonsten noch einen riesigen Zeltplatz, wir hatten Ihn viel kleiner in Erinnerung und hatten vorab deshalb Panik geschoben wegen überdimensionierter Zelte, sowie den Baum und das ein oder andere Canterlot-Zimmer direkt zu Fuß erreichbar um die Ecke. Alles in allem war diese Location ein kleiner Goldtopf, mal schauen ob wir bleiben oder noch etwas passenderes finden. Für Vorschläge sind wir übrigens gerne offen.

4. Essen

Frühstück: Alles in allem lief das Frühstück dieses Jahr perfekt. Verteilt auf die üblichen 2-3 Stunden war ständig Nachschub verfügbar. Leider gab es einen kleinen Fehler in der Absprache, weshalb das Küchenteam das Frühstück erst um 10 eröffnet hat, anstelle von 9 Uhr. Wir bitten dies zu entschuldigen. Die wenigen, aber doch berechtigten Kritiken zum Frühstück haben uns erreicht und werden für das nächste Jahr angestoßen.

Mittag: Es wurde kritisiert, dass wir kein Mittagessen anbieten. Leider müssen wir mitteilen, dass es auch definitiv dabei bleiben wird. Wir bieten von morgens bis in die Mittagsstunden hinein Frühstück an. Gegen 14 Uhr startet dann meistens bereits das Maid Cafe, welches euch bis kurz vor dem Abendessen mit Leckereien versorgt. Allein aus finanzieller Sicht und der Tatsache, dass fast durchgehend Essen zu haben ist, wird es dabei leider bleiben müssen.

Abendessen: Am Freitagabend gab es bei uns Hot Dogs. Diese waren zum selbstbelegen gedacht, was auch weitestgehend spitze funktioniert hat. Vermutlich versuchen wir auch im Folgejahr, ein einfaches Abendessen für bis zu 200 Personen umzusetzen, und eventuell werden es ja auch wieder Hot Dogs.

Der Grill ist ein Phänomen für sich. Der Grillmeister begann sein Werk, da stand die Schlange bereits. Das war allerdings bereits eine ganze Weile VOR der Eröffnung des Grills. Da fehlerhafterweise im Stress dann die Ausgabe frühzeitig begann, kam es automatisch zu längeren Schlangen. Dann gingen im Stress wohl wenige Fleischstücke etwas roher vom Grill als es sollte. Selbstverständlich versuchen wir hier noch nachzubessern, dazu wird es aber ein neues Grillkonzept geben. Wie bereits auf anderen Veranstaltungen wird das Grillfleisch dann nicht mehr vom Grill abgeholt, sondern an der Essensausgabe. So kann direkt zum Start mit einem breiten Sortiment gestartet werden. Über die genauere Umsetzung sprechen wir allerdings erst in der Zukunft.

Die fleischfreie Version: Selten gab es soviel Kritik auf unseren Treffen über die vegetarische Option wie dieses Jahr. Vegetarier sind nicht mehr wenige Besucher, wie es mal war. Wir wollen uns an euch dahingehend anpassen und im nächsten Jahr ein neues Konzept ausarbeiten. So soll es eine Möglichkeit geben, sich schon beim Ticketkauf für die vegetarische Option zu melden. So wird beim Einlass eine Marke oder ähnliches mit ausgegeben, die es den Vegetariern ermöglicht reserviertes Essen an der Ausgabe abzuholen. Im Laufe der letzten 1-2 Stunden der Essensausgabe, wird die vegetarische Option aber dann auch an andere Gäste ausgegeben um Reste-Abfälle zu verhindern. Des weiteren haben wir bereits  jetzt beschlossen, nicht auf vereinzelte Probleme eingehen zu können. Das bedeutet, dass beispielsweise Gluten-Allergiker sich Ihre Versorgung vermutlich selbst mitbringen müssen. Über andere Allergien wird dann bei der genaueren Planung vom Essensplan diskutiert und Ihr dementsprechend rechtzeitig informiert. Eine vegane Option wird es auf dem Derpyfest 2019 allerdings nicht geben!

5. Getränke

Diese Warteschlange… sie war lang… und wir haben damit gekämpft. Die Größe der Becher und das Wetter haben hier bestens harmoniert und uns große Wartezeiten beschert. Gleich vorab: wird nicht wieder vorkommen. Doppelt so große Becher werden angeschafft und das Arbeitssystem hinter der Theke erleichtert. Vorab war eines der größten Streitthemen im Verein, ob wir denn wirklich die Gläser des Hauses  nutzen sollen. Wenn wir euch jetzt berichten, dass 73 Gläser das zeitliche gesegnet haben, und dort nicht die Weizengläser mitgezählt sind, versteht Ihr hoffentlich weshalb wir die großen Gläser zum Schluss immer ungerner (ist das überhaupt ein Wort?) herausgegeben haben. Da diese vereinfachte Form eines Polterabends sehr teuer war, haben wir bereits den Kauf von großen Bechern beschlossen.

Die Cocktailbar konnte dieses Jahr im Vergleich zu vorher gut punkten. Die Wartezeiten sind drastisch gesunken, nur die Cocktailbar wurde etwas missverstanden. Es wurde zwischendurch eine Pause gemacht, welche von manchen Gästen als „Cocktails sind alle“-Zeitpunkt interpretiert wurde. Nach der Pause ging es mit dem Ausschank normal weiter, bis am Ende nur noch wenige Cocktails übrig waren. Wir werden nächstes Jahr noch einmal daran schrauben, aber denken euch schon jetzt ein einigermaßen gutes System gegeben zu haben. Einzig das Sortiment an Cocktails soll für das nächste  Jahr eventuell mal  überarbeitet werden. Lassen wir uns überraschen.

Achja, Funfact: Fast 90% von euch haben für Becher, anstelle von Gläsern gestimmt.

Mein Fazit:

Das Derpyfest 2018 hat sich an seine Vorgänger gut angeschlossen. Mit Community-Gästen, Panels, Workshops und der üblichen Portion Wahnsinn konnte sich das Derpyfest aus meiner Sicht wieder deutlich von seinem Vorgänger hervorheben. Nicht ohne Grund haben viele von euch das Derpyfest als „das aktuell beste Meetup (Con)“ bezeichnet. Wir freuen uns über eure großartigen Reaktionen auf der Veranstaltung oder im Nachgang in den Foren und werden immer weiter motiviert, euch für das nächste Jahr noch einen drauf zu setzen. Wir wollen auch weiterhin eure Nummer 1 bleiben und versuchen daher die Fehler dieses Jahres weitgehend auszubügeln und unserer kleinen Party-Con noch ein wenig zu steigern. Die ersten Überraschungen für nächstes Jahr sind bereits in unseren Köpfen, und wir können es kaum erwarten loszulegen. Auch die kleinen „Aktionen“ die gar nicht von uns kommen machen es immer wieder besonders. Sei es das Opfern von Maggi am Cafe Jsjaj in der Pampa oder weitere der vielen kleinen Dinge. Mittlerweile dürften wir bewiesen haben, dass wir fast alles mitmachen.

Nun freue ich mich erst einmal auf eine enspanntere Zeit und viele weitere geniale Meetups und Conventions in Deutschland.  Von der GalaCon zur Everfree Encore, von der PCRP über das Oktoberfest zur HIVE. Alles großartige Meetups, die es alle einen Besuch wert sind und durch viele unserer Mitglieder auch besucht werden.

Zum Schluss kann ich euch noch sagen: Verpasst die nächste Meetup-Saison auf keinen Fall. 2019 bringen wir wieder eine kleine Veranstaltung mit ins Boot, die der S.M.I.L.E. stark ähneln soll. Ihr Name wird Luna BBQ 7.0 sein und vermutlich auch in der S.M.I.L.E.-Location stattfinden.

Bewertung:
Ich kanns einfach nicht bewerten. Im großen drum und dran war es besser wie vorher, Top Acts und viel größeres Ausmaß… allerdings sind uns mehr Patzer als vorher unterlaufen. Wir freuen uns auf das nächste Jahr!

Für Rückfragen stehen wir euch auch gerne noch in den Foren, sowie in den Kommentaren zur Verfügung.